Agenția Națională pentru Plăți și Inspecție Socială vrea ordine și disciplină la instituțiile din subordine. Astfel că a scos la licitație un contract pentru servicii de arhivare fizică, selecționare a documentelor cu termen de păstrare expirat și digitalizarea (scanarea și indexarea) documentelor din toate agențiile județene. Tradus în bani, ar fi vorba despre un cost estimat de 20.246.660 lei pentru 43 de loturi, suma pentru Agenția Județeană pentru Plăți și Inspecție Socială (AJPIS) Vrancea fiind de 400.000 de lei, fără TVA.
Sumele necesare sunt asigurate prin Planul Național de Redresare și Reziliență, în cadrul unui proiect de digitalizare încheiat de Ministerul Muncii și Solidarității Sociale, pentru „asigurarea accesului tuturor cetățenilor, fără niciun fel de discriminare, la serviciile specializate și la beneficiile reglementate de legislația română și europeană, iar prin acțiunile noastre comune dorim să aducem un plus de speranță în viețile celor aflați în dificultate”.
Serviciile solicitate constau în suportul tehnic pentru actualizarea (după caz) Nomenclatorului Arhivistic în vederea autorizării lui de către Arhivele Naționale, serviciul de arhivare fizică a documentelor, servicii de selecționare a documentelor cu termen de păstrare expirat, furnizare cutii de arhivare, servicii de înregistrare scriptică și electronică a inventarelor și evidența documentelor printr-o aplicație electronică, servicii de digitalizare a documentelor (scanare și indexare) și restaurarea documentelor (dacă este cazul).
S-a făcut și un calcul al documentelor care necesită atenție, pentru AJPIS Vrancea fiind vorba despre 5.082 de documente cu termen de păstrare expirat, 1.500 care necesită scanare și indexare și 8.280 de documente nou create care, de asemenea, trebuie scanate și indexate. Iar după cum se subliniază în documentație, toată activitatea trebuie să ducă la final la un nomenclator arhivistic actualizat și aprobat, constituirea unităților arhivistice, ordonarea documentelor pe termene de păstrare, selecționarea documentelor cu termen de păstrare expirat și distrugerea acestora, inventarierea documentelor pe suport de hârtie și în format electronic.
Și, date fiind activitățile care trebuie prestate, ANPIS arată că cei interesați să preia contractul/ contractele trebuie să aibă resurse umane de specialitate: un arhivist, un arhivar, un legător manual și un operator calculator. Munca nu este chiar de la zero, se arată în caietul de sarcini, pentru că „documentele sunt în general în stare bună, fiind arhivate în bibliorafturi, dosare cu șină sau cutii de arhivă”.
